コミュニケーション能力

コミュニケーション能力アップ - やっぱり「ほうれんそう」

ほうれんそうというと、おひたしにするとおいしいですねという話ではなくて、今回はよく新人研修などで習う、「ほうれんそう」、いわゆる「報告・連絡・相談」の話です。

職場でちょっとしたトラブルがあり、そのトラブルの収拾を依頼されました。私としては、特に面倒なことではなかったので、割と簡単に安請け合いしてしまいました。トラブル自体はたいしたことではなかったのですが、私の職責の範囲ではなく、そのトラブルを解決していく間に、ちょっとまずいこと(さすがにここには書けないような^_^;)が発覚してしまいました。(ちょっと奥歯に物が挟まったような表現ばかりで申し訳ありません)

発覚した問題には、二つの背景があることが分かりました。
・同僚が内規を遵守していなかった。
・それが原因で、トラブルを起こした他部署の出入り業者がコンプライアンスに反することをしていた。

現時点では大ごとにはなっていないのですが、今後ちょっと私には手に負えそうにありません。というのも、他部署の出入り業者のコンプライアンス違反を報告するには、その原因である同僚の内規違反もあわせて報告しなければならないからです。ちょっと気の重い仕事です。

私は、少なくとも上司に「そのトラブルの収拾は私の職責の範囲を逸脱すること」を報告し、「他部署の仕事を引き受けるかどうか」を相談しておくべきでした。小さなトラブルでも、背後に大きな問題が潜んでいることがあります。「ほうれんそう」は、潜在的な問題を回避するためにも、有益です。

・・・

話は変わりますが、この時期になると、職場では、新年度に向けていろいろ準備したり、新入社員を受け入れたりする体制を整えたりと、そういう時期に突入します。でも、先輩社員が新入社員に対して仕事のノウハウを付きっ切りで教えるということはほぼないというのが、社会人歴8年目のまだまだひよっこの私の結論です。

いや、付きっ切りで教えようとする世話好き同僚が、職場に一人くらいは、いることはいます。が、その人が本当に仕事ができる人で正しいことを教える人なのか、注意して観察しなければなりません。なぜかというと、新入社員世話好き社員は、職場で孤立していて、暇な可能性が高いからです。

また、新人研修やら受けることがありますが、あれが実践的かというとそうでもありません。そういう研修会は、同期と仲良くなって、仕事できついことがあっても励ましあうように、連帯感を持つようにと職場がそういう場を用意してくれている程度に考えた方が賢明です。

新入社員を最初に預かる人事や総務といった部署は、自分の会社のことをほとんど知らないと言っても過言ではないからです。人事や総務の仕事と、営業や開発、企画といった現場の仕事は全く異なります。

じゃあ、どうすれば仕事ができるようになるのか。
逆説的ですが、自己啓発本などを読んで、自分で勉強するしかありません。

たとえば、こんな本とか。

絶妙な「報・連・相」の技術 (アスカビジネス)
絶妙な「報・連・相」の技術

こういう本でよく取り上げられるテーマが「ほうれんそう」(報告・連絡・相談)です。

社会人歴8年目でも、私のように「ほうれんそう」で失敗します。ある同僚はいちいち上司に「ほうれんそう」して、自分に否がないように仕事をすすめています。もう少し自発的に行動してもいいかと思うのですが、責任回避という点ではうまいです。

こういったことは、新入社員のうちは、割と当たり前に思うのですが、中堅以上の社員こそ、もう一度「ほうれんそう」について確認するといいかもと、しみじみ思う今日この頃です。



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コミュニケーション能力アップ!その2

ご質問を受けたので、「ちょっとしたものの言い方」から、例を拾ってみます。

たとえば、訪問先で地元名物「馬の糞」(仮名)なんていうお菓子を勧められて、気乗りしないのでちょっと遠慮したい場合は、

お気持ちだけちょうだいします

とか

あまり親しくない人のお通夜で、「顔を見ていてやってください」と言われた場合などには、

悲しみがましますので、遠慮させていただきます

とか、意味が分かっても、言葉で流暢に伝えることができないような、そんな文章が掲載されています。一段階上のコミュニケーション能力獲得が期待できそうです。

もちろん、会議の進行とか、電話のやりとり、商談などの言葉も載っていますので、仕事にも役に立つでしょう。学生さんには、集団討論の進め方の役に立つかも。

ちょっとしたものの言い方 (講談社プラスアルファ文庫)
ちょっとしたものの言い方 (講談社プラスアルファ文庫)


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コミュニケーション能力アップするには

コミュニケーション能力アップするには

ちょっとしたものの言い方 (講談社プラスアルファ文庫)
ちょっとしたものの言い方 (講談社プラスアルファ文庫)

たとえば、上司にモノを頼むときに、何て言いますか?

私はあまり上司にモノを頼むことはなかったので、分かりませんでした(゚▽゚*)

こういうときに、たとえば、「もし、お差し支えなければ」と頭につけてモノを頼むと物事がうまく運んでコミュニケーション能力もアップできそうです。

この本には、他にも、部下のミスを謝る、クレームに応える、酒を断る、催促するなどあります。とっても参考になりますよ。


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「5W1H」と「ほうれんそう」

最近、私、仕事でミスを連発していて悩んでいます。私自身、今はちょうど仕事にも慣れ、気が抜けた状態で緊張感まるでなし。だから、ミスをしているんだと思います・・・いや、そう思っていました。

人の評判というものは、良いことより悪いことのほうが広がりやすいというのは、仕事をされている方なら分かりますよね。

だから、ミスだけはしたくない、評判を落としたくない、と常日頃から思っているんですが、言っているそばからミスを連発。

これでは、本当にダメになると思い、知り合いに相談してみました。すると、「そもそも、そのミスってどうしてミスしたのー?」と言われて。考えてみると、そう、ミスは、何でもない確認ミス。

「最近、『5W1H』は意識してる?」「上司への『ほうれんそう』ちゃんとやってる?」・・・そう言われて、何も言えなくなった。

なんだか新入社員が仕事の基本として身につけておくべき最低限なことさえもやらずに仕事していました!「5W1H」と「ほうれんそう」さえできていれば数々のミスは回避できていた!!!

「5W1H」と「ほうれんそう」を甘く見過ぎていたのです。新入社員の頃を思い出して、『5W1H』『ほうれんそう』を徹底しよう!そう思った、今日この頃です。

中央通教とはまったく関係ない話ですが、読んでくれてありがとう。

参考になったサイト→OL生活向上委員会


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